Facilidade de acesso e equipe treinada são diferenciais que farão o seu evento corporativo ser um sucesso

 

Realizar um evento empresarial é uma responsabilidade que pode impactar na sua carreira. Para se destacar e, ainda, proporcionar um momento adequado para que os profissionais possam atuar, é essencial escolher o melhor local.

 

Ao selecionar um espaço preparado para receber o seu evento, é possível evitar os problemas a seguir, que o tornariam uma experiência frustrante para qualquer um:

 

Inexistência de planejamento

 

Todo evento deve ser planejado, de forma que toda a organização saiba o que irá ocorrer, em qual momento, quem são as pessoas envolvidas, qual é o local exato e assim por diante. Essas informações tornam o evento corporativo mais previsível e, portanto, mais seguro.

 

Além da existência de um cronograma para o dia do evento, é importante haver um planejamento anterior. Ele deve conter informações como a data, a duração, o público-alvo, a equipe, os recursos necessários e tudo que for relevante para o acontecimento.

 

Baixo quórum

 

Ver o evento vazio é o principal medo de quem está por trás da organização. Em algumas situações, isso pode acontecer.

 

Eventos em local de difícil acesso, por exemplo, correm o risco de ficarem vazios caso a região não disponha de estacionamento ou transporte público. Dias chuvosos também tendem a esvaziar o evento, principalmente se ele for realizado em um local ao ar livre.

 

Capacidade insuficiente

 

Outro fator que assusta os organizadores é um evento lotado demais. O risco de faltar mesas, cadeiras, canetas e alimentação é alto, assim como de as pessoas que estão atrás terem a visão e a audição do evento prejudicadas, de o ar condicionado não atender a demanda e muitos outros.

 

É por essa razão que o planejamento do seu evento deve contemplar o RSVP. Procure incentivar os participantes a confirmar a presença. Considere uma quebra de 10 a 50%, dependendo do tipo de evento, e jamais confirme um volume de pessoas além disso.

 

Estacionamento

 

Contar com um local seguro, coberto e próximo para estacionar faz toda a diferença para quem vai de carro ao evento. A presença fica ainda mais atrativa caso a empresa se ofereça para cobrir o custo do estacionamento.

 

Considere também os participantes que não usarão próprio carro para chegar e sair do evento. A boa oferta de táxis e de transporte público é importante para essas pessoas.

 

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Imprevistos com recursos de áudio e vídeo

 

Esse é um tipo de dificuldade que quase sempre ocorre nos eventos. Falha no microfone, vídeo entrando na hora errada, música muito alta… Apesar de serem imprevistos compreensíveis, o ideal é que eles não ocorram.

 

Para evitá-los, é preciso realizar os testes antes do início do evento e, de preferência, contar com um plano B para algumas situações.

 

Equipe despreparada

 

Você deve estar totalmente pronto para atender o evento. Se você se envolveu em todas as etapas do planejamento, é muito provável que você esteja preparado para essa tarefa, assim como a sua equipe.

 

Confira também se a equipe que atua no local selecionado está capacitada para realizar o trabalho. O ideal é contar com profissionais experientes, que já conheçam o local e que tenham participado do planejamento para que todos os detalhes saiam conforme o esperado.

 

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Ambiente sujo

 

A falta de limpeza deixa o ambiente com um aspecto desleixado e descuidado e não contribui para que os participantes se sintam bem-vindos e à vontade no local.

 

Ao escolher o local, verifique se a equipe de limpeza está incluída e como será a atuação. As áreas prioritárias devem ser aquelas onde os participantes passarão a maior parte do tempo, além dos banheiros.

 

Falta de alimentos

 

Em eventos em que haverá um coquetel, um jantar ou a entrega de brindes, por exemplo, sempre fica uma apreensão em relação a quantidade de alimentos e bebidas. O ideal é que em hipótese nenhuma eles faltem – salvo se o evento já estiver muito próximo ao término.

 

Para evitar essa saia justa, é preciso informar a equipe da cozinha com antecedência sobre o número de participantes confirmados no RSVP. Além disso, tenha certeza que profissionais irão estar presentes até o evento acabar.

 

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Percepções negativas

 

Quando o evento termina, tudo o que o organizador deseja é ouvir feedbacks positivos. Se você não deixar que os pontos levantados acima ocorram no seu evento empresarial, você com certeza será reconhecido após um longo dia de trabalho.

 

Evento empresarial no Grand Hyatt

 

Em São Paulo e no Rio de Janeiro, o Grand Hyatt conta com ambientes dinâmicos, versáteis e confortáveis para realizar reuniões, palestras, treinamentos e confraternizações de final de ano para as empresas.

 

O hotel tem capacidade para comportar qualquer tamanho de evento com o auxílio de uma equipe especializada em atender às necessidades do seu evento. Ambos os espaços estão localizados em regiões de fácil acesso e extremamente seguras.

 

 

Caso seja necessário, os participantes do evento podem se hospedar no hotel com condições especiais de tarifa. Além de aproveitarem um evento preparado com seriedade e qualidade, eles poderão desfrutar de todos os benefícios do nosso hotel de alto padrão.

 

Não deixe de nos perguntar como fazer o seu evento corporativo em uma de nossas unidades e prepare-se para receber elogios e se destacar na sua empresa.

 

O que achou das nossas dicas? Deixe nos comentários a sua experiência e aproveite para conhecer os demais serviços que o Grand Hyatt oferece, como: Mini Wedding, pacotes de inverno e muito mais!