Se a propaganda é a alma do negócio, o convite é a alma de qualquer evento. Sejam grandes ocasiões como casamentos e formaturas, ou saídas casuais como uma ida ao bar para um happy hour, a forma como você convida, as palavras que você usa e as informações que você passa são o primeiro passo para o sucesso (ou fracasso) do seu evento. E você, que admira o Estilo Hyatt, com certeza quer celebrar seu evento com muita classe e em grande estilo! Por isso separamos algumas dicas para você não fazer feio na hora de chamar os seus amigos e colegas para sua comemoração. Aí vão elas:

Convite

1. Retrate o evento. Eventos formais exigem convites tradicionais. Nessas ocasiões o bom e velho cartão branco com inscrições em preto é a melhor opção. Do contrário, seja criativo porque em ocasiões informais tudo é válido! Tente transmitir o tema e o espírito de sua festa. Lembre-se que o convite será o primeiro contato entre os convidados e seu evento, portanto essa é a hora de impressionar. Não se esqueça de que a primeira impressão é a que fica!

2. Antecedência. Grandes eventos demandam um longo tempo de preparação, tanto por parte de quem organiza como por parte de quem vai. O período de 6 a 8 semanas é ideal para essas ocasiões. Em comemorações de menor porte, um e-mail no dia anterior pode ser mais que o suficiente, e mais uma vez: criatividade nunca é demais. Surpreenda seus convidados e mostre para eles que você está os convidando para algo que vai valer a pena ir.

 3.Convide as pessoas certas. Quanto maior o número de pessoas que forem ao seu evento, menos parecidas elas precisam ser. Por outro lado, para pequenas ocasiões, procure convidar pessoas que tenham interesses em comum. Nesses eventos é bom mencionar o nome dos demais convidados para evitar o encontro de pessoas que não se “bicam”.

 4.Seja claro. As pessoas precisam saber exatamente como responder, a que horas chegar e o que vestir. Não deixe nenhuma dessas informações ficarem confusas.

 5.Atenção para a contagem e organização. Para eventos nos quais você enviará um convite às pessoas, certifique-se de que você terá a disposição 20% a mais de convites do que havia calculado. Desta forma, você não precisará providenciar novos convites em caso de imprevistos. E não se esqueça de incluir em um só convite todas as informações essenciais para os seus convidados.

 6.Curta a tecnologia. Para eventos mais casuais, as novas ferramentas que a internet disponibiliza podem ser a opção ideal. Criar um evento no Facebook é a maneira mais prática e rápida de chamar todos os seus amigos para aquele evento de última hora! Use a internet a seu favor. E lembre-se de reforçar via e-mail com aqueles colegas que você sabe que não costumam ficar muito conectados às redes sociais. Aproveite para curtir a página do Grand Hyatt no Facebook e fique por dentro de todas as novidades do hotel. Lá falamos sobre o Upstairs Bar, ideal para seu happy hour, e também sobre o Eau French Grill e o Kinu, que podem ser a melhor opção para seu almoço de negócios.

 Upstairs Bar

7. Solicite confirmações. É sempre bom saber quantas pessoas irão comparecer ao seu evento. Para ocasiões mais formais, o tradicional R.S.V.P. (répondez s’il vous plaît) que significa “responda, por favor” é a melhor alternativa para saber quem estará presente em sua celebração. Em ocasiões mais simples, o próprio Facebook pode te avisar quantos confirmaram presença em seu evento.

 Happy hour

Se você for o convidado para uma festa formal e receber um convite impresso com R.S.V.P. você deve responder em até 48 horas depois de tomar conhecimento do evento. E você deve respeitar a resposta dada. Se você disse que não irá, não deverá ir, ainda que mude de ideia. Esta regra não se aplica aos eventos casuais, onde você pode avisar de última hora que decidiu comparecer, ou simplesmente alterar sua resposta no Facebook.

Então comece a vasculhar sua agenda de contatos, prepare um convite bem bacana e chame o pessoal para conversar e botar o papo em dia. Organize um happy hour em São Paulo e mantenha seus amigos sempre unidos harmonizando o clima entre os seus colegas. Você será visto como referência em matéria de organização de eventos e claro, será sempre convidado para as festas também!

Happy Hour